EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröity informointiasiakirja Viitapiiri ry:n jäsenrekisteristä.
Laadittu 9.1.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Viitapiiri (Y-tunnus 1086720-6)
Yhteystiedot: viitapiiri@gmail.com
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteristä vastaavat yhdessä seuran sihteeri, taloudenhoitaja ja puheenjohtaja, jotka tavoittaa osoitteesta viitapiiri@gmail.com.
3. Rekisterin nimi
Viitapiiri ry:n jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Viitapiirin jäsenmaksulomakkeiden ja jäsenkirjeiden lähettäminen
- Viitapiirin toiminnasta ja muista tapahtumista tiedottaminen
Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:
1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b):
2. Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa milloin tahansa)
5. Tietosisältö
Seuran sivuilla pyydettyjen tietojen mukaisesti:
Nimi (vaadittu tieto)
Sähköpostiosoite (vaadittu tieto)
Katuosoite, postinumero ja toimipaikka
Puhelinnumero
Jäsenyystyyppi (tavallinen/ tukijäsen) (vaadittu tieto)
Tietoja jäsenen kirjallisesta toiminnasta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan jäseneksi liittymisen yhteydessä sihteerille sähköpostitse lähetetyistä tiedoista. Tietoja ei kerätä muulla tavoin eikä saada luovutuksena muualta. Jäsentietoja sisältävät sähköpostit poistetaan välittömästi, kun jäsentiedot on siirretty jäsenrekisteriin.
7. Tietojen siirto muihin palveluihin
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Yksittäisen henkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on seurassa jäsenenä. Tietoja voidaan säilyttää noin vuosi jäsenyyden päättymisen jälkeen esimerkiksi toimintakertomuksen kirjoittamista (tiedot jäsenmääristä) varten.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
13. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tietosuojaselostetta koskevat muutokset tehdään päivittämällä tätä dokumenttia. Rekisteröityjä informoidaan merkittävistä muutoksista myös esimerkiksi sähköpostitse.